Cuando se dio inicio al proceso de la convocatoria, como primer paso se instaló el comité así:
1. Se revisó el perfil del cogestor, obligaciones a cumplir, características del servicio requerido y valor de los honorarios a pagar, antes de cualquier actividad.
2. Se conformó el comité de convocatoria, del cual hicieron parte el coordinador de la convocatoria, y un delegado del municipio de San Juan de Arama.
Se contó con la presencia de otros dos testigos en el momento del cierre de la convocatoria y en la preselección de las manifestaciones de interés, (La función del comité de convocatoria es definir y realizar las gestiones propias de la convocatoria y recepción de documentos de postulación y no el proceso de selección).
3. Se identificó las posibles fuentes donde se puede encontrar personas interesadas y con el perfil requerido para ser cogestor.
4. Se definió el lugar exacto donde se realizaría la recepción de las hojas de vida, igualmente se definió que persona sería la responsable de dar orientación a los interesados.
Una vez instalado el comité de convocatoria:
Se determinó los medios de comunicación adecuados a nivel local para difundir el objeto de la convocatoria. Siempre propugnando por la transparencia y publicidad del proceso.
Se comunicó a través de los medios de comunicación, lo siguiente:
· El objeto de la convocatoria.
· El perfil requerido del cogestor.
· Las características de la labor a desarrollar
· Honorarios
· Lugar y horario de recepción de las hojas de vida
· Fecha de apertura y cierre de la convocatoria.
El comité de convocatoria:
1. Se realizó la apertura del proceso de convocatoria.
2. Se instaló la urna sellada en la Alcaldía Municipal.
Una vez cumplida la fecha de cierre de la convocatoria, el coordinador realizó el conteo de las hojas de vida registradas en el formato y están reseñadas en el registro; este proceso fue presenciado por el delegado del municipio y dos personas seleccionadas para ser testigo.
3. Luego se llevó a cabo el proceso de preselección de los candidatos a quienes se les realizarán las pruebas de la segunda fase del proceso. Para la preselección se evaluó si el candidato cumple los requisitos de estudios, experiencia y conocimiento específico del territorio.
4. Una vez preseleccionados los candidatos, se publicó el listado con el número de cédula de todas las personas que entregaron los documentos requeridos para la manifestación de interés y frente a cada una, el estado actual de su proceso: resultado de evaluación de requisitos, citación a prueba, fecha de prueba, hora y lugar donde se realizarán las pruebas de selección.
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